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Repensando su estrategia de ERP para obtener una ventaja competitiva digital

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En resumen

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ayudan a muchas compañías a administrar funciones que van desde la cadena de suministro hasta recursos humanos y finanzas. Pero a lo largo de los años, las suites ERP se han convertido en estructuras complejas y rígidas que pueden limitar los beneficios de la digitalización.Las empresas líderes están aprovechando el ciclo de actualización natural de sus sistemas ERP para repensar por completo su estrategia de ERP, reduciendo el núcleo a un conjunto limitado de funcionalidades estándar, acopladas de manera flexible con aplicaciones funcionales y específicas de la industria alojadas en la nube. Al alinear las actualizaciones de ERP con los objetivos estratégicos y el apetito por el riesgo, las compañías pueden aprovechar los beneficios de la digitalización, incluidas las mejores aplicaciones alojadas en la nube y las conexiones directas a las fuentes de datos vitales.

Con Oracle y SAP anunciando que eliminarán gradualmente el soporte estándar para versiones anteriores de sus suites de planificación de recursos empresariales (ERP) en los próximos años, los ejecutivos cuyos negocios se ejecutan en estos sistemas están aprovechando el momento para reevaluar sus programas de ERP.

Muchas de estas empresas luchan con sus sistemas ERP inflexibles y monolíticos, resultado de años de personalización y actividad de fusiones y adquisiciones que los obligaron a improvisar diferentes sistemas de empresas adquiridas. Estos sistemas ERP complejos ayudan a las organizaciones a funcionar (ver Figura 1), pero hacen un mal trabajo al no respaldar sus aspiraciones de desarrollar formas de trabajo más ágiles y aprovechar los beneficios de la digitalización y la computación en la nube.

Los sistemas ERP gestionan los procesos operativos operativos centrales

Figura 1.

Lo que la mayoría de las empresas necesitan, en cambio, son sistemas flexibles que les permitan responder rápidamente a las necesidades de los clientes y nuevas oportunidades en un entorno cada vez más competitivo.

Es probable que estos sistemas ERP modernos de próxima generación tengan un núcleo más pequeño de procesos comerciales críticos (como administración y seguimiento de transacciones). Y que incorporen conexiones ligeras a aplicaciones funcionales y de la industria más específicas que viven en la nube, incluidas soluciones de terceros como Workday para recursos humanos y Salesforce.com para la gestión de las relaciones con los clientes (ver Figura 2).

Al mantener sus conexiones con los sistemas heredados que mantienen a la compañía funcionando y desplegando microservicios flexibles, los sistemas ERP modernos pueden ayudar a las compañías a lograr una ventaja competitiva.

Es probable que las arquitecturas modernas tengan un núcleo ERP más pequeño respaldado por las mejores soluciones SaaS de terceros (best-of-breeds-SaaS, third-party)

Figura 2.

Hoy en día, la mayoría de los sistemas ERP se ejecutan en las instalaciones o en una nube privada. Cada vez más, las empresas querrán sentirse más cómodas trabajando con sistemas alojados en la nube. Dado que la nube facilita que los proveedores implementen tecnologías de rápida evolución, como el aprendizaje automático, el Internet de las Cosas, la Inteligencia Artificial y el análisis de datos; y se mantenga actualizado con las actualizaciones, es probable que los sistemas de la nube dominen en el futuro.

A medida que lo hacen, el ERP evolucionará desde la simple eficiencia hasta la entrega de información valiosa y la previsibilidad. No sucederá de la noche a la mañana: muchas soluciones de terceros tardarán en madurar, y es probable que los clientes agoten sus inversiones en los sistemas actuales. Pero como la transición parece inevitable, los ejecutivos pueden comenzar a evaluar sus opciones al considerar varios temas clave (ver Figura 3).

Antes de emprender un viaje de modernización de ERP, las empresas deben tomar decisiones clave que afectarán la flexibilidad y los costos futuros

Figura 3.

¿Construir o comprar?

A medida que los ejecutivos piensan en su ruta de actualización de ERP, las preguntas más críticas incluyen cómo elegir una configuración que respalde sus objetivos estratégicos, así como el nivel de inversión y el apetito por el riesgo.

Algunas compañías líderes pueden decidir que existe una ventaja competitiva en el desarrollo de una solución ERP a medida, como lo han hecho Amazon y Tesla. Esta es una opción costosa y disruptiva, aunque permite la personalización total y la libertad de los proveedores externos. Sin embargo, la mayoría de las empresas optarán por comprar un sistema ERP central comercial para beneficiarse de la experiencia del proveedor de ERP, al tiempo que invierten en cierto nivel de personalización y soluciones de terceros para funciones o industrias específicas.

¿Adoptador temprano o seguidor rápido?

Otra pregunta crítica es si abrazar las nuevas tecnologías para la ventaja competitiva que pueden ofrecer o esperar y beneficiarse de la experiencia de otros. Los adoptadores tempranos suelen ser jugadores más pequeños y disruptivos que pueden aprovechar ciertas ventajas al desarrollar el sistema con el proveedor de ERP o una solución de la industria con un proveedor externo. Es posible que obtengan una ventaja, pero deben tener la paciencia y la capacidad de trabajar con el proveedor para mejorar el sistema.

Las empresas más grandes con menos apetito por el riesgo tienen más probabilidades de ser seguidores rápidos, lo que les permite a los demás resolver los errores y luego invertir en un producto más completo. Este patrón puede ser más rentable, pero también corre el riesgo de quedarse rezagado con respecto a los motores rápidos mientras espera la solución ideal.

¿Actualizar solo o racionalizar?

Las compañías cuyos sistemas ERP son el resultado de una actividad de fusiones y adquisiciones acrecentada pueden decidir continuar en este camino y seguir obteniendo los beneficios de las actualizaciones técnicas, una opción razonable para las empresas que pueden tolerar una arquitectura ERP compleja.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones pueden obtener más al racionalizar y consolidar sus múltiples sistemas en uno solo. Esto puede ser más costoso y perjudicial a corto plazo, pero es probable que brinde mayores beneficios a lo largo del tiempo, incluidos menores costos de mantenimiento, mejor calidad de los datos e informes integrados en todo el negocio. Eventualmente, cada compañía necesitará hacer esta transición. Cuanto más tiempo lo pospongan, mayor será la presión para garantizar una implementación perfecta.

¿Brownfield o Greenfield?

Una decisión estrechamente relacionada es si continuar la actualización o implementar una nueva solución ERP. Un enfoque de zonas industriales abandonadas es más barato y menos perjudicial y puede ser apropiado para instancias de ERP menos complejas donde se requieren cambios mínimos. Pero un enfoque nuevo puede valer la pena la inversión para compañías con procesos altamente complejos o personalizados que podrían beneficiarse de una redefinición completa.

Muchos ejecutivos ven este momento como una oportunidad única en una generación para invertir en una solución más robusta y adaptable que permitirá a la compañía operar de manera más ágil. La decisión de comprometerse a este nivel sigue siendo difícil, pero los ejecutivos deberían tomarla en función de cuánto dependa la empresa de su sistema ERP.

¿En la premisa o en la nube?

Hay una variedad de opciones de alojamiento disponibles, y los equipos ejecutivos deben tomar sus decisiones en función de su estrategia de TI más amplia y la importancia de sus sistemas ERP. La respuesta simple es que las empresas deberían mover más de sus sistemas operativos a la nube. Pero la realidad es que la mayoría tiene tantas aplicaciones existentes, con una inversión tan grande en software con licencia local existente, que la migración a la nube llevará muchos años y, de hecho, algunas aplicaciones heredadas que sólo hacen su trabajo de manera silenciosa en el mundo.

Los proveedores de ERP pueden ayudar a construir puentes que alienten a las empresas a migrar sus cargas de trabajo a la nube. Dado que estos sistemas están cada vez más basados ??en la nube, con conexiones integrales a otras aplicaciones basadas en la nube y fuentes de datos, a los clientes les resultará más fácil y más seguro mover más de su carga de trabajo a la nube. Las empresas que no aprovechan al máximo estas conexiones en la nube se están privando del acceso a las mejores soluciones que podrían brindarles una ventaja competitiva.

Mejor rendimiento a través del ERP moderno

Armados con las respuestas a estas preguntas, los ejecutivos pueden comenzar a implementar un plan para modernizar sus sistemas de ERP y transformar sus organizaciones. La experiencia de los líderes que han emprendido esta transformación muestra que el esfuerzo puede generar ganancias significativas, incluido un mejor acceso a los datos, un uso más eficiente de los recursos y una reducción de los gastos operativos.

Dos casos exitosos

Por ejemplo, una gran empresa industrial con operaciones globales buscaba mejorar su desempeño al transformar su administración de transacciones financieras. Un componente clave fue la mejora de las conexiones entre su sistema ERP central y las nuevas fuentes de datos, internas y externas, con el fin de ofrecer información más precisa que podría mejorar la toma de decisiones.

Un beneficio adicional fue que al mejorar el acceso del sistema a los flujos de datos automatizados, la compañía redujo sustancialmente la cantidad de tiempo que invirtió en la recopilación de datos, liberando recursos que cambió al análisis de datos que impulsó la inteligencia financiera de la organización.

En otro caso, una gran institución internacional de servicios financieros, activa en servicios de banca minorista y corporativa, implementó una pila de tecnología moderna que respalda sus procesos en todas las unidades de negocios. El entorno central de ERP fortaleció a toda la organización, permitiendo un enfoque coherente para los datos y análisis, la experiencia del cliente y la gestión de la tecnología.

Estos principios tecnológicos sirvieron como "barandillas" que permitieron a las unidades de negocios individuales lanzar nuevos servicios y funcionalidades rápidamente a sus clientes. Modernizando la pila de tecnología con un núcleo de ERP abierto y flexible, al tiempo que se consolida y se racionaliza la cantidad de sistemas, se reducen significativamente los costos y se mejora la experiencia del cliente al implementar datos completos y analíticos avanzados.

Reduciendo el riesgo de la transformación

Finalmente, entre las mayores barreras para mejorar los sistemas de ERP están las cicatrices que los equipos ejecutivos tienen de los esfuerzos de actualización anteriores. La mayoría de los proyectos de actualización de ERP no logran cumplir al menos algunos de sus objetivos, y muchos ejecutivos dudan en invertir tiempo y recursos en un esfuerzo con tantas probabilidades de éxito.

Sin embargo, existen estrategias para ayudar a los ejecutivos a reducir el riesgo de implementación, no sólo de la plataforma ERP en sí, sino también de sus conexiones e integración con otras aplicaciones y operaciones esenciales:

Cree un caso de negocio convincente (tanto monetario como no monetario) para generar un impulso del negocio en lugar de un impulso de IT.Aprenda de las mejores prácticas de la industria tecnológica y adapte su proceso a esos, en lugar de cambiar la tecnología para respaldar su proceso.Sea muy claro sobre el alcance del núcleo de ERP moderno y comprenda que una plataforma no será compatible con todos los procesos de negocios, de principio a fin.Primero migre los elementos que crean el mayor sentido y valor empresarial, pero no pierda de vista los posibles desafíos y beneficios de la integración. Administre y priorice este esfuerzo como una de sus iniciativas comerciales más importantes, con el patrocinio del CEO y la participación activa de todos los negocios de la organización.

Ninguna transformación de esta escala puede ser fácil. Sin embargo, al responder preguntas sobre el alcance y la naturaleza de la actualización y al adherirse a algunas pautas estratégicas simples y prácticas, los ejecutivos pueden administrar los riesgos de modernizar sus sistemas de ERP para obtener la máxima ventaja competitiva en un mundo más conectado.

Sobre los autores

Florian Braun, Berry Diepeveen y Henrik Östhed son socios de la práctica de tecnología de la información global de Bain. Están basados en Londres, Johannesburgo y San Francisco, respectivamente.

Fuente: Bain & Company

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