Gestionando un Portafolio de Micro-batallas – Negocios & Política

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Gestionando un Portafolio de Micro-batallas

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Micro-batallas, aquellas iniciativas discretas y cajoneadas en el tiempo que rápidamente ponen en acción opciones estratégicas y formulan formas de escalar los resultados, guían a las organizaciones en el camino hacia la escalada de insurgencia.

Para actuar con rapidez y capacidad de respuesta, las grandes empresas utilizan micro-batallas para transformar sus comportamientos más burocráticos. Las micro-batallas enseñan a los jugadores clave de una organización a desarrollar soluciones que escalarán, al tiempo que se compromete con el comité ejecutivo (Exco) o al equipo de "Amplificación",  para patrocinar los mayores esfuerzos.

Recomendamos que las empresas comiencen con sólo tres micro-batallas vinculadas a sus desafíos estratégicos más apremiantes. Pero para remodelar de manera efectiva las formas de trabajo de toda la organización, las empresas deberían eventualmente construir una cartera completa de alrededor de 25 batallas a través de varias "oleadas" de lanzamientos.

Una vez que una compañía ha tenido éxito con su primer conjunto de micro batallas, ¿cómo puede aumentar las nuevas habilidades para abordar más de ocho veces más? ¿Cómo puede escalar la energía renovada y las nuevas formas de trabajar desde Exco y los equipos originales de micro-batalla al siguiente nivel de liderazgo y más allá?

A medida que las empresas incorporan Bain Micro-Battles System SM y comienzan a administrar una cartera completa, tres áreas requerirán un mayor enfoque: la acumulación de micro-batallas, la gestión del talento y el compromiso organizacional.

Cuando no se gestionan, estas áreas pueden generar tensiones organizativas en torno a la planificación de futuras batallas, la distribución de recursos suficientes y la transferencia de aprendizajes a toda la empresa. A medida que trabajamos en las batallas y las observamos mitigar con éxito estas tensiones, hemos recopilado una lista inicial de las diez mejores prácticas para administrar el portafolio de batallas (ver Figura 1).

Pero esta lista ciertamente no es exhaustiva. En el espíritu de las micro batallas, estamos continuamente aprendiendo cómo las mejores compañías operan el sistema y comparten nuestros hallazgos. Por lo tanto, esta es sólo la primera versión de nuestras mejores prácticas para administrar la cartera. Continuaremos actualizando la lista (y nuestro libro de micro-batallas) a medida que aprendamos de los mejores.

Las empresas líderes se centran en las 10 mejores prácticas al gestionar el portafolio de batallas

Figura 1

La cartera de micro batallas

1. Involucrar a la organización en un diálogo continuo

La estrategia debe ser dinámica, al igual que la acumulación de micro-batallas. Las compañías deben determinar la lista correcta al manejar la tensión entre las nuevas interrupciones en el mercado y las lecciones emergentes de otras micro batallas.

Las organizaciones exitosas configuran un proceso para construir la acumulación. Solicitan a diferentes líderes regionales o del mercado de productos que identifiquen posibles áreas de mejora. También confían en un conjunto claro de criterios para lo que hace que sea una buena micro batalla (ver “El arte de elegir micro batallas”). Una vez que tienen un conjunto de opciones viables, las compañías líderes emplean un proceso transparente para que el equipo de liderazgo sénior dé prioridad a las batallas y proporcione retroalimentación a los líderes del mercado. 

También es importante para el liderazgo considerar el tamaño de la cartera. El número óptimo de micro batallas depende de varios factores, como la complejidad estratégica y del mercado. Y depende de la complejidad de su organización, la capacidad de cambio, el liderazgo disponible y la escala global.

Si su empresa está lanzando micro-batallas para adaptar una solución a varios mercados nuevos, probablemente pueda administrar un mayor número de iniciativas. Si cada micro-batalla aborda una prioridad estratégica diferente, un número menor puede ser más factible. Pero hasta ahora, según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas deberían escalar de 3 a 6 a 12 micro batallas. Lo más probable es que nunca superen las 25 batallas en un momento dado (consulte “Ampliación de la cartera de batallas”)..

Algunos CEOs colocan en cascada varios grupos de micro batallas en toda la organización. Seleccionan individuos que han demostrado ser líderes de equipo de micro-batalla o miembros del equipo de Amplificación y les dan la oportunidad de ejecutar un programa de micro-batallas en su propia división o mercado. Esto expande rápidamente el programa más allá de 25 micro-batallas. Si bien este enfoque es alentador, advierte que no se caiga en cascada hasta que realmente domine la ejecución de una cartera de 25. Esto llevará tiempo, así que no se apure.

2. Lanzar, expandir o desaprobar las micro batallas programáticamente

Muchas compañías preguntan si es mejor lanzar micro-batallas en la red o en una unidad de negocios o función. Al lanzar toda la red, una empresa lanza micro-batallas en todas las funciones para llegar a un mayor número de personas. Cuando se agrupan las micro batallas, una compañía lanza nuevas batallas o expande las existentes en una sola función para acelerar el impulso y el cambio de comportamiento en esa área.

La mejor opción depende de la organización. Lanzar la red amplia funciona bien si tiene un fuerte liderazgo en todo el negocio. Tus líderes de Exco y de micro-batalla pueden generar un impulso relativamente rápido a partir de una o dos micro-batallas. Si necesita un gran cambio de comportamiento, puede ser necesario un enfoque más centrado y agrupado. Puede ayudarlo a lograr los resultados deseados y crear un rumor interno que eventualmente se propagará de una función a otra. Un enfoque claro y resultados sólidos son clave para el éxito en este enfoque, por lo que los líderes deberán equilibrar su velocidad con el impacto general de las micro batallas. Si agota sus recursos demasiado rápido, no creará resultados sostenibles a largo plazo.

Los líderes también suelen preguntar cómo deberían ampliar el alcance de una micro-batalla individual. ¿Deben expandir la actual micro-batalla o lanzar una nueva? Una vez más, nuestra respuesta es simple: depende del contexto de la micro-batalla y del equipo. Si el equipo existente puede manejar el nuevo alcance, expanda la micro batalla existente. Si necesitas un nuevo equipo para manejar el alcance, lanza una nueva micro-batalla.

Además de su enfoque de lanzamiento y expansión, las empresas deben considerar el potencial de cada micro-batalla al gestionar su trabajo acumulado. Algunas micro batallas tendrán diez veces, o incluso 100 veces, el impacto comercial de otros. Las compañías más exitosas escalan las micro-batallas con el mayor potencial y priorizan activamente aquellas con menos impacto. Los líderes quieren que la organización asocie las micro-batallas con grandes éxitos.

Un enfoque programático para las micro-batallas puede aumentar sus probabilidades de éxito y aumentar el soporte para el sistema en toda la compañía. Esto es exactamente lo que quieres. Pero a medida que crece el respaldo organizativo, los líderes deben estar atentos para proteger el nombre de micro-batallas. Una micro-batalla puede convertirse rápidamente en lo más nuevo y nuevo de la compañía.

Muy pronto, cualquier nuevo proyecto se llama una micro-batalla. Sin embargo, estos proyectos no siempre se configuran como micro-batallas. No están vinculados a prioridades estratégicas clave, cuentan con los recursos adecuados ni son patrocinados por altos directivos. Tenga cuidado de diluir el sistema de micro-batallas de esta manera; la corrección del rumbo puede ser imposible en el sentido descendente.

3. Asignar un propietario de la cartera

Las empresas a menudo asumen incorrectamente que la acumulación de micro-batallas se cuidará a sí misma. Se puede mejorar la lista desafiando las micro-batallas sugeridas y evaluando cada una de ellas por su posible valor y facilidad de implementación. El propietario también ayuda al equipo de liderazgo senior a tomar decisiones informadas para acelerar la financiación o dinamizar batallas específicas.

Algunas empresas optan por contratar a un director de micro-batallas y establecer un centro de excelencia. Con un centro de excelencia, a menudo hay una lucha para equilibrar la tensión entre crear un equipo central burocrático y difundir la responsabilidad demasiado delgada. El enfoque puede funcionar, pero sólo si el centro es magro. Debería evitar los ejercicios de trámites y trámites burocráticos que afectan a muchas oficinas de gestión de proyectos.

Siempre aconsejamos a las empresas que, si quieren ser menos burocráticas, deben evitar una burocracia que gestione el proceso. A algunas empresas les resulta útil asignar la propiedad de cada tarea a funciones específicas (ver Figura 2). Por ejemplo, Exco podría seleccionar nuevas batallas, mientras que el equipo financiero apoya las decisiones de financiamiento

Algunas organizaciones gestionan las micro batallas identificando los grupos funcionales que mejor se adaptan para desempeñar roles específicos

Figura 2.

4. Integrar la cartera con el gobierno existente y el modelo operativo

Si tiene un proceso de planificación anual para determinar la asignación de recursos para nuevas iniciativas y proyectos estratégicos, incluya la acumulación de micro-batallas. No quieres que terminen en el "cementerio de proyectos especiales". No quieres que la compañía vuelva a las viejas formas de trabajar.

Con el tiempo, las micro-batallas deberían convertirse en la forma normal de ejecutar proyectos. Las organizaciones más exitosas reemplazan sus procesos tradicionales de planificación de proyectos con el gobierno de las batallas. Ejecutan otros proyectos especiales, aquellos que no se ajustan al enfoque de micro-batallas, tales como fusiones y adquisiciones o reestructuración organizativa, bajo el mismo sistema de gobierno.

Para las empresas que están bien versadas en Agile, especialmente aquellas en camino a convertirse totalmente en empresas Agile, el sistema de micro-batallas puede complementar el nuevo modelo operativo. Las mismas pueden ser un pequeño subconjunto de equipos dinámicos que se centran en las mayores prioridades estratégicas y adoptan formas ágiles de trabajar.

Todavía exigen la atención de Exco y requieren soluciones ganadoras, escaladas y amplificadoras para las incógnitas en la estrategia de una empresa. Aparte de la cartera de micro batallas, la compañía puede continuar confiando en los equipos Agile para ejecutar el resto de la ejecución de la organización.

Gestión del talento 

5. Crear un nuevo trato para el talento

Las empresas con las carteras de micro-batalla más exitosas reconsideran sus políticas de talento. Las micro batallas son una gran oportunidad de desarrollo profesional, que le permite a su gente trabajar en una prioridad estratégica con acceso directo y exposición a los líderes senior.

El "nuevo acuerdo para el talento" debería permitir que las mejores personas de una organización sean liberadas temporalmente de sus roles diarios para enfocarse en una micro-batalla. Puede incluir detalles sobre la duración del compromiso, los gastos y la gestión del rendimiento. Funcionará si todos los jefes de departamento acuerdan liberar a su gente.

El nuevo acuerdo para el talento es un gran tema que se extiende mucho más allá de las micro batallas. Para que las firmas del futuro puedan competir y ganar en la próxima era de negocios, deberán reevaluar el enfoque de gestión de personal y talento. La buena noticia es que ya estamos viendo que las compañías encuentran nuevas soluciones para el talento a través de su trabajo en las micro batallas.

Para una empresa, el nuevo acuerdo para el talento era fundamental para derribar los silos regionales y escalar rápidamente las nuevas innovaciones a través de las geografías. Leadership introdujo una política de asignación a corto plazo, que permite a los empleados trabajar en un prototipo en otro mercado durante tres o cuatro meses antes de regresar a la geografía de su hogar. De vuelta en su oficina en casa, los mismos empleados lanzaron una micro-batalla de escala para adaptar el prototipo del otro mercado.

Cada jefe de país estuvo de acuerdo con la política, que describía directamente la duración del compromiso de tres a cuatro meses, la división de gastos y las revisiones de desempeño entre pares (ver Figura 3). Sin el desarrollo y la alineación con la nueva política, los equipos de micro-batalla no hubieran podido transferir su éxito de escala inicial a otros mercados.

Una empresa creó un nuevo acuerdo para que el talento asigne a los mejores jugadores a las micro batallas

Figura 3.

6. Crea un recorrido para tus estrellas en ascenso

Los recursos de talento y liderazgo pueden convertirse rápidamente en un obstáculo importante para las micro-batallas. Hemos visto a compañías exitosas crear un flujo de talentos para identificar a los próximos líderes y equipos de micro-batalla. Sus departamentos de recursos humanos compilan una base de datos de posibles líderes de micro-batalla y miembros del equipo de cada mercado y la actualizan periódicamente.

Una vez que se selecciona la siguiente oleada, usela base de datos para identificar a las personas adecuadas para cada micro-batalla. Cada equipo de micro-batalla necesitará tres tipos de personas: los disruptores, que generan ideas; los escaladores, que institucionalizan las ideas; y los ejecutores, que convierten esas ideas en resultados empresariales. El departamento de recursos humanos también puede ser responsable de garantizar que cada equipo tenga el equilibrio correcto (consulte “Cómo identificar grandes escaladores” para obtener detalles sobre cómo encontrar a estas personas en una organización).

Más allá de la formación de equipos, muchas empresas tendrán los problemas de talento más fundamentales de disponibilidad y recursos limitados. Es imperativo que reconozcan y traten estos temas desde el principio. Las empresas deben considerar la posibilidad de reformar su proceso de reclutamiento y buscar talento con la experiencia comercial adecuada para desempeñar roles críticos. Esto es mucho más fácil decirlo que hacerlo, pero las micro batallas pueden proporcionar el catalizador para comenzar.

7. Dar a los equipos de micro-batalla acceso directo a Exco

Uno de las claves de las micro-batallas es la oportunidad de ser entrenado directamente por el equipo de liderazgo senior. Las micro batallas también brindan una gran oportunidad para que Exco se vuelva a conectar con la línea del frente y las estrellas en ascenso en su negocio. El sistema de micro-batallas está diseñado para que los miembros individuales de Exco patrocinen cada micro-batalla.

Una parte de su rol es guiar a los miembros del equipo de micro-batalla. Pero más allá de los patrocinios individuales, todo Exco debe comunicarse con los equipos. Del mismo modo, los equipos deben sentirse capacitados para comunicarse directamente con cada miembro de Exco. A través de las sesiones de revisión, los equipos de micro-batalla obtienen acceso directo a Exco, lo que les permite compartir nuevas ideas y comentarios. Estas reuniones pueden crear un diálogo recíproco mutuamente beneficioso y fomentar las relaciones de mentoría entre líderes de alto nivel y talentos de alto potencial en la organización.

Compromiso organizacional

8. Compartir historias de éxito con toda la organización

En la etapa de integración de un viaje de micro-batallas, solo una pequeña fracción de la organización habrá experimentado nuevas formas de trabajo y desarrollado los comportamientos de una escala insurgente. A medida que la cartera crece, las empresas más exitosas se comprometen con el resto de la organización.

Una gran manera es comunicar resultados e historias de éxito. Algunas compañías crean videos que muestran los mejores resultados y celebran a los héroes de los equipos de micro-batalla. Los videos pueden ser compartidos a través de ayuntamientos o plataformas de colaboración digital, como Intranet, Facebook Workplace o Microsoft Teams.

9. Conductas insurgentes a escala de cascada a través de líderes clave

Las micro-batallas tienen como objetivo cambiar los comportamientos de los líderes superiores. Esto puede tener un efecto amplificado, ya que los líderes sirven como modelo a seguir para sus informes directos. Las empresas pueden utilizar un programa de capacitación para sus 100 líderes principales para presentarles el sistema de micro-batallas y los comportamientos fundamentales de una escala insurgente.

Esta capacitación a menudo utiliza lo que llamamos un “enfoque de campo y foro”. Los foros son talleres que capacitan y alinean a los líderes sobre nuevas formas de trabajar. El trabajo de campo permite que los líderes tomen lecciones de los foros y las apliquen a situaciones de la vida real, como las sesiones de revisión de micro-batalla y las reuniones de mentores individuales con líderes de micro-batalla. A través de los entrenamientos, hemos visto grandes cambios de comportamiento, a medida que los líderes pasan de una mentalidad de comando y control a una de empoderamiento y confianza. Aprenden rápidamente cómo convertirse en mejores ejemplares para la organización.

Junto con la capacitación, algunas compañías han rastreado su progreso en el camino hacia la escalada de insurgencia a través del diagnóstico Mentality® de nuestro fundador. Muchas organizaciones inician su programa de micro-batallas ejecutando el diagnóstico, que examina dónde se encuentra la empresa en el camino y qué fuerzas son las más responsables de su posición. Sin embargo, algunas compañías ejecutan el diagnóstico de 8 a 12 meses después para verificar su progreso. Los resultados en la mano, discuten los cambios de comportamiento requeridos para actuar más como una escala insurgente.

10. Utilice el centro de excelencia para defender nuevas formas de trabajar

A medida que los equipos de Amplificación administran la cartera de micro-batallas, recopilan y distribuyen sus aprendizajes a todos los equipos de micro-batalla y, cuando corresponde, a la organización en su conjunto. El centro de aprendizaje de micro batallas muestra estas lecciones, literalmente, en las paredes, y las pone a disposición de todos. Pero hemos visto a las empresas líderes llevar el centro de aprendizaje un paso más allá con su centro de excelencia.

El equipo utiliza el centro de aprendizaje para brindar capacitación e incorporar a los nuevos miembros del equipo de micro-batalla. Entrenan a su talento en nuevas formas de trabajo, como los enfoques de diseño y escalamiento, de Agile y centrados en el ser humano. Ayudan a actualizar las paredes del centro de aprendizaje y, a menudo, brindan apoyo adicional para los equipos de micro-batalla en las etapas iniciales o en puntos críticos de escalamiento.

A medida que trabajamos con organizaciones para crear nuevos enfoques para administrar con éxito el portafolio de batallas, continuaremos actualizando nuestra lista de mejores prácticas. Por ahora, al enfocar su enfoque en el trabajo acumulado, la gestión del talento y el compromiso organizativo, las empresas pueden facilitar la transición de escalar e integrar el sistema de micro-batallas.

Pueden garantizar que el cambio de comportamiento y las nuevas formas de trabajar se extiendan más allá de Exco, los líderes de micro-batalla y sus equipos y, a la larga, transformen de forma sostenible a toda la organización. 

Sobre el autor

James Allen es un socio principal de la práctica de Estrategia Global de Bain y tiene su sede en Londres. Es coautor de La mentalidad del fundador. Peter Slagt es un socio principal de la práctica Global Results Delivery® de Bain. Tiene su sede en Singapur.

Fuente: Bain & Company

 

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