Seamos honestos: a la mayoría de las personas no les gustan las reuniones: son demasiado largas, demasiado aburridas, demasiado frecuentes y con demasiada frecuencia no logran nada de nada. No es extraño que tantas personas hagan sus llamadas de conferencia en silencio y luego se desplacen a los correos electrónicos.

¿Si no es ahora, cuándo?

El verdadero problema con las reuniones, sugieren los investigadores, es que generalmente están programadas para el peor día y horario: los lunes por la mañana.

Para ser justos, tiene sentido por qué tantos de nosotros lo hacemos de todos modos. Es el comienzo de la semana, ¿por qué no reunir al equipo y asegurarse de que todos estén en la misma página?

Pero Lynn Taylor, autora de "Domina a tu terrible tirano de oficina: Cómo manejar el comportamiento de los jefes infantiles y prosperar en su trabajo" (Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job), argumenta que los empleados son los más productivos los lunes por la mañana, por lo que es importante no interrumpir su concentración distrayéndolos con reuniones.

Debido a que se ha alejado por un par de días, estas mañanas de regreso al trabajo son las más memorables para el resto de la semana

Además de eso, es probable que los empleados estén fuera de la oficina los lunes, por lo que cualquier reunión programada para ese día probablemente no tendrá muchas presentaciones.

El momento más óptimo para reservar una reunión es el martes a las 14:30, de acuerdo con un estudio realizado por YouCanBookMe, una firma de programación con sede en el Reino Unido. No es muy temprano en la mañana ni demasiado tarde en la semana. El equipo analizó los datos de más de dos millones de respuestas a 530,000 invitaciones a reuniones.

Si no puede programar reuniones para los martes a las 14:30, las reuniones de media tarde y media semana son las más ideales.

El “qué” es tan importante como el “cuándo”

El tiempo es el bien más preciado para todos nosotros. Es por eso que los CEOs y líderes empresariales más exitosos siempre adoptan el enfoque "B.L.U.F." (Bottom, Kine-Up, Front) cuando se trata de reuniones. B.L.U.F. básicamente se centra en lo que se necesita hacer, quién lo va a hacer y cuándo. Aquí le explicamos cómo utilizar este enfoque de manera efectiva si desea aprovechar al máximo sus reuniones:

El enfoque B.L.U.F.

1. Decida a qué categoría pertenecerá la reunión

Informativa: se usa para hacer un anuncio o mantener al equipo actualizado sobre un tema. El propósito es asegurar que todos estén en la misma página. Todavía puede ser accionable de alguna manera Toma de decisiones: se trata más de averiguar qué acciones deben tomar todos. Es más efectiva cuando se hace en grupos pequeños (una vez que tiene más de tres a cinco personas, es difícil tomar decisiones)Descubrimiento: Esta es la reunión perfecta para discutir problemas y posibles solucionesTormenta de ideas: Esto es todo un cielo azul sin malas ideas. Para estas sesiones creativas, se recomienda ir fuera del sitio y fuera de las zonas de confort, las rutinas y los hábitos de las personas. Tener más participantes significa más oportunidades para que las personas se compartan ideas entre sí, lo que es bueno

2. La regla de los 45 minutos

Una media hora es demasiado corta cuando pasas los primeros cinco a siete minutos con una pequeña charla. Reunirse por una hora puede arrastrar cosas (me suscribo a la teoría de que las personas se tomarán todo el tiempo que les des). Cuarenta y cinco minutos suele ser el punto dulce. Durante ese tiempo, busque soluciones que sean 80% correctas y 100% ejecutables contra la manera inversa.

3. Los materiales "adelantados" significan más de tres minutos de aviso

Si tiene materiales de preparación para la reunión, debe dar a las personas un día o dos para que las revisen. Hojeando las diapositivas de la presentación en grupo, y por primera vez, es una pérdida de tiempo.

4. Abrir con propósito, cerrar con acción

Al igual que establece las expectativas de lo que quiere lograr en la apertura (el enfoque B.L.U.F.), ponga fin a la reunión con un plan de acción. Antes de salir por la puerta o desconectarse de la llamada de conferencia, todos deben saber qué se espera de ellos y cuándo.

5. ¿Es incluso una reunión?

Si simplemente necesita llegar al fondo de lo que realmente está sucediendo, no es necesario que lo llame una "reunión". Para asuntos urgentes, es apropiado pasar por la oficina de alguien (o llamarlos) sin previo aviso. Al atrapar a las personas en el momento, verás que están menos vigiladas y es más probable que te digan cosas sin guión ni ensayos.

Gary Burnison es CEO de Korn Ferry y autor de Lose the Resume, Land the Job. Para obtener más información, consulte KFAdvance.com.

Fuente: Korn Ferry