Como gerente del equipo de Google's People Innovation Lab (PiLab), que investiga cómo hacer para mejorar el trabajo dentro y fuera de Google, me encuentro regularmente haciendo lo que se llama “Trabajo Distribuido”, colaborando con miembros del equipo que no están basados en San Francisco conmigo.
En un mismo día puedo estar intercambiando emails con googlers en Tokio o Boulder para una conversación o combinando reuniones semanales vía video chat con gente de las oficinas de New York. La coordinación de estas reuniones puede ser difícil. Los miembros del equipo en Asia frecuentemente se tienen que levantar más temprano de lo usual para poder hacer video chats y tratamos de no pedirles a nuestros colegas de la costa Este que se queden demasiado tarde para las reuniones con nuestros equipos en Mountain View, en California.
Más allá de la logística, construir relaciones con miembros del equipo con quienes normalmente no nos encontramos en el pasillo es un desafío. Cuando te ves cara a cara, es natural preguntar acerca de los planes fuera del trabajo o intercambiar opiniones de películas, pero construir ese vínculo cuando básicamente te estás viendo en una pantalla de video requiere más esfuerzo.
Con casi 100.000 googlers desparramados en más de 150 ciudades en más de 50 países, sospechaba que otros equipos enfrentaban situaciones similares, ellos son:
2 de cada 5 grupos de trabajo involucran googlers en más de una ubicación-hay 100.000 googlers en más de 150 ciudades y en más de 50 países
El 40% de las reuniones involucran gente trabajando en por lo menos 2 o más edificios
El 39% de las reuniones involucra dos o más ciudades
El 30% de las reuniones involucra dos o más zonas horarias
Para poder entender el impacto del trabajo distribuido, mi equipo envió una encuesta a más de 5.000 googlers y realizó focus groups con casi 100 empleados en el mundo. Evaluamos el bienestar, la performance y la conectividad (entre otras cosas) y elaboramos recomendaciones acerca de cómo asegurarse que esas cosas permanezcan consistentes, aun si su equipo está desparramado por todo el globo.
Lo que encontramos
Nos alegró descubrir que no hay diferencia en la efectividad, las evaluaciones de performance o los ascensos para individuos y equipos cuyo trabajo requiere de la colaboración con colegas alrededor del mundo, versus googlers que están la mayor parte de su día a día trabajando con colegas en la misma oficina.
Los estándares de bienestar eran uniformes también en la dirección. Los googlers o equipos que trabajan en forma virtual encuentran la manera de congeniar un equilibro entre trabajo y vida personal, priorizando rituales como una buena noche de descanso y ejercicio físico tal como lo hacen los miembros de equipos no distribuidos.
Al mismo tiempo, nos enteramos que para los googlers que trabajan con colegas en el mundo puede ser más difícil establecer las conexiones, en muchos sentidos de la palabra. La coordinación de agendas en diferentes zonas horarias y la reserva de salas de reunión para un video chat lleva mucho más esfuerzo logístico que acercarse al escritorio de un colega para coordinar reunirse café de por medio.
La tecnología en sí misma puede ser una limitación: fallas en la calidad de video o sonido pueden hacer que las conversaciones espontáneas que ayudan a los miembros del equipo a conocerse y a generar confianza, parecieran ser demasiado trabajosas en relación a lo que aportan.
Hacer que los equipos se sientan más conectados
Consolidamos nuestros descubrimientos y mejores prácticas para el trabajo distribuido en un set de libros de tácticas para compartir con googlers y también con otras compañías.
Aquí están los tres mejores consejos para hacer que el trabajo distribuido sea más conectado y agradable:
1 Conózcanse como personas
En vez de ir directo a la agenda, destinen tiempo al principio de la reunión para alguna pregunta abierta del tipo “¿qué hicieron el fin de semana? Es una forma fácil de construir conexiones remotas y establecer afinidad. Observamos que los gerentes que, dando el ejemplo, hacen un esfuerzo extra para conocer a los miembros del equipo distribuidos pueden tener un impacto extra.
2 Establezcan límites
En vez de asumir las horas de trabajo preferidas, tómense el tiempo de preguntar a sus colegas cuándo les gustaría llevar a cabo las reuniones; si tienen la opción, algunos pueden llegar a optar por un período de tiempo determinado en el día o pueden llegar a querer desconectarse completamente de sus computadoras en otro momento.
3 Forjen conexiones en persona y virtuales
A veces es simplemente más fácil cara a cara. Los gerentes deberían proveer guías claras y oportunidades para los miembros del equipo de viajar para reuniones en persona. En una llamada de video, expresar reacciones a las ideas de los colegas para indicar que están siendo escuchados. Cuando tenga la oportunidad de encontrarse cara a cara- aproveche para reforzar las conexiones forjadas en forma virtual
Como gerente de un equipo distribuido, he comenzado a poner estos consejos en acción. Organizo reuniones semanales de almuerzo virtual para crear espacio para las conversaciones informales entre los miembros del equipo y envío semanalmente emails “Pi” (de PiLab) para compartir los objetivos de la semana, las barreras potenciales para poder realizar el trabajo, ganancias y logros, y un emoji para hacerlo divertido y personal.
En Google siempre estamos buscando mejorar nuestras prácticas para ayudar a los googlers a hacer su mejor trabajo y esperamos que esta investigación ayude a los equipos a trabajar en forma efectiva y alegre, sin importar dónde estén basados.
